Evenimente

Cum stabilim bugetul unui eveniment

Echilibrul ca si caracteristica a unui buget, smart realizat, este una dintre principalele provocari cu care se confrunta organizatorii de evenimente. In acelasi timp, radacina celor mai multe probleme ce tin de partea financiara, poate fi urmarita char in etapele initiale de discutie. Este recomandat ca intotdeauna, planificarea sa porneasca si sa graviteze in jurul acestui subiect si nu invers. Doar tinand o evidenta clara a fiecarei cheltuieli, veti putea economisi timp si nu numai.

Dat fiind faptul ca partea financiara a unui eveniment este direct legata de rezultatul acestuia, crearea unui buget de eveniment fundamentat corect si realist, este un element cheie al retetei succesului. Nunta, cel mai important eveniment pentru majoritatea persoanelor, reprezinta si cel mai costisitor eveniment pe care l-ar putea organiza. Imediat dupa stabilirea datei este recomandat sa inceapa si discutiile privind organizarea. Intreg procesul poate constitui un stres pentru cei mai mult si poate fi destul de complicat, mai ales daca se doreste si economisirea resurselor. Pe aceasta cale, venim in ajutorul vostru cu cateva sfaturi in ceea ce priveste partea financiara.

 Planificarea bugetului

Dupa cum spune si proverbul romanesc „nu te intinde mai mult decat ti-e plapuma”, noi va recomandam ca inainte de toate sa nu luati in calcul sume de bani de care nu dispuneti inca, pe care nu sunteti siguri ca le veti primi. Este important sa fiti pragmatici, sa priviti lucrurile realist si sa stabiliti o suma in care sa va incadrati, luand in considerare si marje de eroare. Este de preferat sa porniti de la un buget mai mic si sa adaugati alte cheltuieli pe masura ce si veniturile cresc, fie din imprumuturi, fie din orice alte parti contribuabile.

Ce va sfatuim? Sa nu va faceti calculele la limita! Asa cum se intampla in cele mai multe cazuri, bugetul unei nunti poate depasi si cu 10-15% estimarea initiala.  Pentru a evita situatiile de criza, puneti deoparte o suma de bani, oricat de infima, insa in cazul in care va fi nevoie, vor fi mai mult decat bineveniti.  Cheltuielile pot proveni dintr-o gama larga de surse, iar cele mai des intalnire sunt cheltuielile de catering si de inchiriere. De aici rezulta faptul ca o singura categorie de cheltuieli poate avea un impact dezastruos, in cazul in care nu sunt luate in calcul si diversele riscuri.

Dupa stabilirea bugetului, discutati cu apropiatii, cu o terta parte sau cu oricine va veti imparti cheltuielile.

Lista cheltuielilor

Estimarea corectă a cheltuielilor și a veniturilor este esențială pentru gestionarea unui eveniment de succes. Acest lucru este valabil mai ales pentru evenimente care se vor desfasura in mod periodic, cum ar fi conferinte anuale, seminarii sau festivaluri de muzica si arta. In cazul organizarii unei nunti, nu va fi niciodata simplu si, de cele mai multe ori, cheltuielile depasesc cu mult asteptarile initiale. Fiecare aspect al acestui eveniment costa, de la cele majore si evidente la cele aparent minore, dar care totusi necesita cheltuieli precum: marturiile, accesoriile miresei, cadourile pentru nasi, aranjamentele florale, inchirieri porumbei etc.

Scopul principal al bugetului unui eveniment nu trebuie sa se focuseze doar pe o idee, pe anumite dorinte. Trebuie sa manifestati adaptabilitate pentru a aloca bugetul in cel mai bun mod. Dar care este cel mai usor lucru? Sa pierdeti din vedere costurile si sa luati decizii gresite daca nu impartiti lista de cheltuieli. Va recomandam pe aceasta cale sa realizati un tabel al cheltuielilor, un planficator de buget sau orice varianta care v-ar putea ajuta sa aveti o evidenta.

Lista cheltuielilor poate fi impartita astfel:

  • dupa categorie: cununia civila, cununia religioasa, restaurant, furnizori servicii etc.
  • dupa participanti: cheltuieli pentru mire, mireasa, nasi, domnisoare si cavaleri de onoare etc.
  • dupa prioritatii: incepand de la cheltuielile esentiale si continuand cu cele minore, la care puteti renunta, daca este cazul.

Cum sa economisiti?

Acesta este momentul in care un organizator de evenimente isi poate arata cu adevarat potentialul. În unele cazuri, el sau dumneavoastra puteti revizui cheltuielile si puteti renegocia sau reduce din ele. Nuntile cu buget redus sunt mai greu, dar nu imposibil de organizat si, contrar unelor asteptari, vor parea ca si cum ar depasi bugetul.

Sfaturi? 

  • Evitati lunile pline cu astfel de evenimente si alegeti duminica, si nu sambata.
  • Prioritizati realist cheltuielile.
  • Inchiriati decoratiunile si aranjamentele florale si folositi flori de sezon, fiind mai ieftine.
  • Pentru marturii, anumite decoratiuni, alegeti varianta handmade.
  • Cumparati bauturile en-gros, din supermarketuri.
  • Inlocuiti formatia de nunta cu un DJ.
  • Pentru rochia de mireasa, puteti alege sa o inchiriati.

In organizarea unui eveniment, exista multe lucruri de monitorizat. O foaie de calcul sau o foaie de lucru pentru bugetul evenimentului va poate ajuta sa urmariti cheltuielile evenimentului. Avand o viziunea clara a ceea ce va doriti, va fi mult mai usor sa realizati o gestionare.

Aparatura de iluminat si sunet are un impact mare asupra prezentarii evenimentului, dar din pacate, tinde aiba un impact mare si asupra bugetului. Atunci cand adaugati si astfel de cheltuieli, cum ar fi proiectoarele, accesul la internet si serviciile video, nu uitati sa luati in considerare si raportul pret-calitate. Insa nu pierdeti din vedere acest lucru: bugetarea eficienta nu consta numai in gasirea celor mai bune oferte. Trebuie sa stiti exact ceea ce va doriti pentru a evita tendinta de a achizitiona lucruri inutile. 

Spre final, nu uitati:

  1. intotdeauna sa va faceti un buget clar si realist
  2. balanţa bugetul intotdeauna trebuie sa fie pozitiva. Incercati ca rezultatul sa fie cu plus.
  3. intotdeauna sa faceti o analiza intre bugetul previzionat şi cel realizat.
  4. acordati cate o marja de eroare atat pentru cheltuieli cat şi pentru venituri/investitii.Preturile produselor sau a serviciilor se pot schimba de la o zi la alta.
  5. intotdeauna sa realizati bugetul cu desfasuratorul de activitati langa voi.

Intr-adevar, planificarea si organizarea unui eveniment necesita multa munca si strategie, insa rezultatele vor fi pe masura. Daca stiti clar de la inceput care este bugetul de care dispuneti, cat sunteti de dispus sa cheltuiti sii pe ce, cum obtineti mai multe fonduri, daca le obtinet si aveti un plan pentru cheltuielile neprevazute, va sporiti sansele sa aveti un eveniment de succes.

In final, daca simtiti ca stresul va depaseste sau ca nu va descurcati, puteti externaliza aceasta sarcina. Exista diverse firme de organizare evenimente care va pot ajuta sa nu risipiti banii si sa faci investitii eficient, cu rezultatele dorite.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *