Planificarea unui eveniment poate fi o activitate destul de solicitanta din toate punctele de vedere. Este nevoie de timp, imaginatie si abilitati de planificare excelente pentru a acoperi toate detaliile si pentru a ramane in graficele bugetului, in acelasi timp.
Evenimentele pot fi afectate de depasiri ale costurilor, programari decalate si nemultumiri datorate unor serii de factori legati de planificare, comunicare si alocarea resurselor.
Iata care sunt greselile frecvente:
Personalul si bugetul unui eveniment
Dupa cum stim cu totii, bugetarea reprezinta o parte esentiala a procesului de planificare a evenimentelor. Cele mai mari costuri apar datorita cheltuielilor privind transportul, alimentele si bauturile, locatia si personalul avizat. Cu toate acestea, exista cateva lucruri pe care le puteti face pentru a reduce costurile. Insa, trebuie sa tineti cont ca nu intotdeauna o scadere a cheltuielilor poate reprezenta o solutie foarte buna.
A nu avea oamenii potriviti care gestioneaza un eveniment poate fi cheia spre dezastru. Succesul, insa, este asigurat de oamenii potriviti cu abilitatile potrivite si disponibilitatea dumneavoastra de a investi pentru un serviciu de calitate. De asemenea, evitati pranzurile sofisticate si alegeti variante mai putin costisitoare. Bufeturile reprezinta varietate, deci sunt o optiune excelenta pentru a satisface gusturile tuturor, inclusiv a celor care au un regim alimentar aparte.
Nu iti stabilesti obiectivul
Chiar daca esti responsabil de lansarea unui produs, de
realizarea unei conferinte sau de organizarea propriei nunti trebuie sa stii
concret de ce inviti acele persoane, care este scopul pentru care tu vrei sa se
alature evenimentului tau si cu ce amintire vrei sa ramana in urma acelei
intalniri.
Poate
parea paradoxal, dar nu de putine ori ne-am intalnit cu situatia in care sa nu
se cunoasca obiectivul evenimentului, fapt care ingreuneaza realizarea planului
de eveniment.
Nu esti dispus sa te adaptezi
La fel ca in majoritatea scenariilor din viata reala, majoritatea evenimentelor vor avea parte de schimbari, de abater de la planul initial. Toate acestea vor putea fi gestionate daca exista loc de adaptabilitate si exista un management al situatiilor de criza bine pus la punct.
Nu se iau in considerare toate riscurile in materie de locatie
Alegeti o locatie de apropiata de majoritatea invitatilor, in sensul de localitate. De cele mai multe ori, daca locatia nu se afla cel putin in proximitatea orasului, o parte dintre invitati vor fi retinuti in a trimite un raspuns afirmativ. Mai mult decat atat, daca doriti sa tineti de exemplu nunta si in alta tara, va trebui sa luati in considerare si faptul ca voi veti suporta cheltuielile de transport si, implicit, de cazare.
Nu reusesti sa pui la punct un plan de securitate in caz de urgenta
Sunt putini organizatorii de evenimente care iau in calcul si pericolul. Unii totusi aleg sa isi faca in fuga un plan si, nicidecum, crezand ca vor fi pusi in situatia de a-l aplica. Din pacate, legile lui Murphy se dovedesc adesea adevarate.
Pentru a evita acest lucru incercati sa luati in calcul absolut toate datele. Daca este sa se intample ceva rau, pana si cel mai sigur lucru cedeaza. Asadar, fiti cu bagare de seama la orice. Si alcatuiti-va cel putin doua planuri de urgenta.
Alegerea unei date mai putin potrivite
Evenimentul trebuie sa fie intr-o zi care sa fie in regula pentru majoritatea, nu doar pentru organizatori. Dupa o planificare indelungata, o participare scazuta poate sa fie devastatoare si descurajatoare. Daca alegeti o data nepotrivita , exact asta se va intampla.
Uitati-va bine la calendar si asigurati-va ca in data aleasa de dumneavoastra nu mai sunt evenimente similare. La nivel local sau national se poate intampla altceva in ziua respectiva si care poate avea impact asupra participarii, de ex. o sarbatoare nationala, una religioasa etc. Daca evenimentul se va desfasura intr-o zi de miercuri, va asiguram ca nu veti avea foarte multi participanti, iar daca discutam despre o nunta, cu atat mai mult!
Asadar, luati aminte de cele mentionate, iar daca aveti nevoie de indrumare nu uitati sa cereti ajutorul. Pentru un eveniment reusit, acceptati si parerea unei terte parti si fiti deschisi la schimbari!